Đăng ký mã số mã vạch là thủ tục cần thiết để các doanh nghiệp có đủ điều kiện phân phối hàng hóa vào các hệ thống siêu thị hay xuất khẩu. Hoặc đơn giản chỉ là giúp doanh nghiệp tự quản lý sản phẩm của mình thông qua mã số, hay là tăng niềm tin của khách hàng vào sản phẩm. Vậy đăng ký mã vạch hàng hóa như thế nào, thủ tục đăng ký mã số mã vạch sản phẩm sẽ được tuvandoanhnghiepthanhhoa hướng dẫn ngay sau đây.
1. Tiếp nhận thông tin và chuẩn bị hồ sơ
Đây là giai đoạn để doanh nghiệp tìm hiểu các thông tin cần thiết cho việc đăng ký mã số mã vạch hàng hóa của mình, tùy theo nhu cầu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể chọn loại mã số phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
a,Các loại mã doanh nghiệp thường được sử dụng:
-Mã doanh nghiệp 8 chữ số (phân bổ được cho trên 1.000 dưới 10.000 loại sản phẩm)
-Mã doanh nghiệp 9 chữ số (phân bổ được cho trên 100 dưới 1.000 loại sản phẩm)
-Mã doanh nghiệp 10 chữ số (phân bổ cho dưới 100 loại sản phẩm
b, Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch bao gồm:
-Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
-Bản đăng ký Mã số mã vạch
-Bản danh mục sản phẩm cần đăng ký mã số mã vạch
-Hợp đồng dịch vụ với đơn vị tư vấn.
2. Thời gian xử lý hồ sơ:
Trong vòng 5 – 7 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được cấp Mã số doanh nghiệp cùng phiếu hẹn ngày nhận giấy chứng nhận chính thức
Ở giai đoạn này doanh nghiệp sẽ được cấp tài khoản để đăng nhập vào hệ thống quản lý mã số doanh nghiệp. Từ đó có thể nhập mã số thương phẩm cũng như thông tin chi tiết của sản phẩm lên hệ thống. Từ mã số thương phẩm xuất ra mã vạch để in ấn lên bao bì sản phẩm.
3. Cấp giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch
Sau 2 tuần kể từ ngày doanh nghiệp được cấp và hướng dẫn sử dụng mã số doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký Mã số mã vạch chính thức được cấp thông qua đơn vị tư vấn và trả tận tay cho doanh nghiệp đăng ký.
Khi tổ chức/doanh nghiệp sử dụng MSMV có sự thay đổi về tư cách pháp nhân, về tên gọi hoặc địa chỉ giao dịch hoặc Giấy chứng nhận bị mất hoặc hỏng, tổ chức/doanh nghiệp sử dụng MSMV phải có thông báo bằng văn bản để được đổi hoặc cấp lại Giấy chứng nhận mới.Tổ chức/doanh nghiệp sử dụng MSMV chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí đổi và cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV.
5. Sử dụng và quản lý mã số mã vạch
Doanh nghiệp tự quản lý và chịu trách nhiệm về thông tin sản phẩm cũng như mã số thương phẩm của mình thông qua hệ thống quản lý MSMV. (Đổi mật khẩu khi bắt đầu sử dụng)
Trong trường hợp mất mật khẩu, doanh nghiệp liên hệ với đơn vị tư vấn để được hướng dẫn cấp lại.
Lưu ý khi đăng ký mã số mã vạch phù hợp với giấy phép kinh doanh:
-Đối với các Doanh nghiệp chỉ có chức năng thương mại: Bổ sung thêm 1 biên bản thỏa thuận giữa Doanh nghiệp và chủ cơ sở sản xuất phù hợp với ngành nghề trong giấy phép kinh doanh.
Đối với các doanh nghiệp trong giấy phép kinh doanh không có chức năng sản xuất mà nhờ đơn vị khác gia công, đóng gói: Ngoài bộ hồ sơ đăng ký thông thường cần phải bổ sung thêm Hợp đồng gia công (sao y công chứng) và Giấy đăng ký nhãn hiệu độc quyền hoặc tối thiểu đã có công văn chấp nhận đơn đăng ký nhãn hiệu hợp lệ, nhãn hiệu trên sản phẩm phải thuộc sở hữu của chính doanh nghiệp đó.
Khi đăng ký mã số mã vạch cho mặt hàng sách, báo, tạp chí: Thủ tục tương tư như mục trên và kèm theo hợp đồng liên kết xuất bản của từng đầu sách, báo hoặc tạp chí.
– Lưu ý với các doanh nghiệp phân phối sản phẩm của công ty mẹ tại nước ngoài, muốn được cấp phép cho mã số của sản phẩm đó tại Việt Nam (Sử dụng mã số nước ngoài tại Việt Nam):
Doanh nghiệp phải nộp bản ủy quyền của công ty mẹ (có công chứng) cho phép công ty chi nhánh trong nước sử dụng mã doanh nghiệp của công ty mẹ và sử dụng từ số nào đến số nào.
Công văn đề nghị sử dụng mã nước ngoài.
Bản đăng ký sử dụng mã số của Doanh Nghiêp nước ngoài trên sản phẩm.
– Lưu ý khi lựa chọn loại mã doanh nghiệp phù hợp và kê khai danh mục sản phẩm:
Mã doanh nghiệp: là mã số Tổng cục TCĐLCL cấp cho doanh nghiệp để từ đó DN tự phân bổ cho các sản phẩm của mình
+ Loại mã 9 chữ số: khi đăng ký trên 100 đến dưới 1000 loại sản phẩm;
+ Loại mã 10 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm dưới 100 loại sản phẩm;
Bảng kê danh mục sản phẩm: Liệt kê các sản phẩm hiện tại và sắp tới sẽ sản xuất. Cột Tên sản phẩm: ghi tên và nhãn hiệu sản phẩm. Cột Mô tả sản phẩm: ghi đặc điểm của sản phẩm như mầu sắc, mùi vị, loai bao gói (túi nilông, chai nhựa, hộp sắt, hộp giấy), đo lường (trọng lượng, dung tích). Lưu ý: Mỗi loại sản phẩm có đặc điểm khác nhau như dung tích, quy cách đóng gói, trọng lượng hoặc chủng loại sản phẩm… khác nhau thì kê thành từng dòng riêng.
Những lưu ý sau khi đăng ký sử dụng mã số mã vạch:
Khi đăng khí sử dụng số mã vạch doanh nghiệp phải đóng lệ phí và phí duy trì cho năm đầu tiên. Nếu doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã số mã vạch sau ngày 30/6 thì mức phí duy trì chỉ phải nộp trong năm đăng ký bằng 50% mức phí duy trì tương ứng với từng loại mã số mã vạch.
Sau khi quá trìnhđăng ký mã số mã vạch thành công từ năm thứ 2 trở đi phí duy trì hàng năm doanh nghiệp phải nộp trước ngày 30/6 hàng năm.
Khi công ty thay đổi tên công ty, địa chỉ hoặc thất lạc giấy chứng nhận mã số mã vạch đề nghị doanh nghiệp làm thủ tục để thay đổi
Khi doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dung mã số mã vạch nữa, đề nghị doanh nghiệp làm thủ tục ngừng sử dụng MSMV.
Doanh nghiêp phải thường xuyên cập nhật sự thay đổi về các mã sản phẩm trên trang quản lý của GS1 Việt Nam khi có sự thay đổi các sản phẩm kinh doanh.
————————
Hãy liên hệ tới chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ đăng ký mã vạch một cách nhanh chóng và đơn giản nhất.
