Thủ tục hồ sơ hủy hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải làm những công việc gì? Phải chuẩn bị các hồ sơ nào? Các bước làm ra sao? Để tìm hiểu rõ hơn về việc hủy hóa đơn khi không tiếp tục sử dụng mời các bạn xem trong bài viết dưới đây.
1. Thời hạn hủy hóa đơn
Căn cứ vào Điểm b, Khoản 2, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về thời hạn hủy hóa đơn đối với trường hợp không tiếp tục sử dụng như sau:
“b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.”
Như vậy:
Tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo với Cơ quan Thuế về số hóa đơn không tiếp tục sử dụng.
Tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn trong vòng 10 ngày kể từ ngày Cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng.
2. Trình tự, thủ tục hủy hóa đơn khi không tiếp tục sử dụng
Khi doanh nghiệp muốn hủy số hóa đơn mà không tiếp tục sử dụng nữa thì phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn theo một trình tự như sau:
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Doanh nghiệp cần hủy hóa đơn phải có Quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc sau:
Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn
Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Theo quy định tại Điểm d, Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau:
”Trong bảng kê hóa đơn cần hủy này phải có các thông tin cần thiết như: Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số … Và phải có chữ ký của người lập và hội đồng hủy hóa đơn.”
Trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng kiểm kê phải tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy, với các chỉ tiêu như quy định trên. Hội đồng kiểm kê phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận.
Các bạn có thể Download Mẫu Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy tại đây
Bước 3 : Tiến hành hủy hóa đơn và lập Biên bản hủy hóa
Theo điểm b khoản 2 điều 29 quy định về hủy hóa đơn như sau:
“b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn. Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.”
Theo quy định trên, trong khoảng thời gian quy định Hội đồng hủy hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn. Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:
Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
Hình thức hủy hóa đơn
-Cắt góc
-Xé nhỏ
-Đốt
Biên bản được lập sau khi hóa đơn đã hủy và có chữ ký của những người trong Hội đồng hủy hóa đơn
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi hủy hóa đơn xong phải tiến hành lập thông báo hủy hóa đơn. Tại điều 29 khoản 3 điểm d quy định về Thông báo hủy hóa đơn như sau:
“Thông báo kết quả hủy hoá đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hoá đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện huỷ hoá đơn.”
3. Hồ sơ hủy hóa đơn
Dựa vào các trình tự thủ tục trên thì bộ hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm:
-Biên bản kiểm kê các hóa đơn cần hủy
-Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn
-Biên bản hủy hóa đơn
-Thông báo kết quả hủy hóa đơn
-Bộ hồ sơ hủy hóa đơn này phải được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.
Chú ý: Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, 1 bản lưu, một bản gửi đến Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
