Doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng hoạt động xúc tiến kinh doanh của mình tại tỉnh thành hoặc quốc gia khác nơi đặt trụ sở chính doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ lựa chọn việc lập văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện khái quát chung khác với các loại hình doanh nghiệp và đơn vị trực thuộc doanh nghiệp khác ở chỗ văn phòng đại diện có con dấu riêng nhưng không có chức năng kinh doanh mà chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp tiếp xúc với khách hàng tiếp cận khách hàng hay nói một cách khác là chức năng xúc tiến hoạt động kinh doanh. Tư vấn Blue xin hướng dẫn hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty như sau:
Hình minh họa
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
1. Thông báo lập Văn phòng đại diện (Phụ lục II-11 – Thông báo về việc đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT). Nội dung thông báo gồm: Thông tin doanh nghiệp; Tên doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế hoặc Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Thông tin của Văn phòng đại diện dự định thành lập bao gồm:
- Tên văn phòng đại diện dự định thành lập: Tên Văn phòng đại diện bằng tiếng Việt; Tên Văn phòng đại diện bằng tiếng nước ngoài; Tên văn phòng đại diện viết tắt.
- Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện ghi rõ các nội dung thông tin sau:Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/xóm/ấp/thôn, Xã/Phường/Thị trấn, Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh, Tỉnh/Thành phố. Thông tin về số điện thoại, Email, Website, Fax.
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó;
- Thông tin người đứng đầu Văn phòng đại diện: Họ, tên; Giới tính; Ngày, tháng, năm sinh; Thông tin về Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc Giấy tờ chứng thực cá nhân khác; Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú; Chỗ ở hiện tại của cá nhân; và Chức danh của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Thông tin đăng ký thế, bao gồm: Địa chỉ nhận thông báo thuế; Ngày bắt đầu hoạt động; Hình thức hoạch toán; Năm tài chính; Tổng số lao động; Đăng ký xuất nhập khẩu; Thông tin về tài khoản ngân hàng, tài khoản kho bạc; Thông tin các loại thuế phải nộp và Nội dung hoạt động chính của Văn phòng đại diện
- Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
2. Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc Quyết định của hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập Văn phòng đại diện như đối với Thông báo thành lập Văn phòng đại diện nêu trên.
3. Quyết định bổ nhiệm đối với người đứng đầu Văn phòng đại diện.
4. Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập Văn phòng đại diện như đối với Thông báo thành lập Văn phòng đại diện nêu trên.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần công bố thông tin đăng ký hoạt động trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty
Tư vấn trước khi thành lập văn phòng đại diện:
- Tư vấn lựa chọn mô hình các đơn vị phụ thuộc phù hợp với nhu cầu của công ty.
- Tư vấn thủ tục tiến hành và các giấy tờ cần thiết để thành lập VPĐD.
- Tư vấn về mô hình tổ chức, quản lý của VPĐD.
- Tư vấn về Quyền và Nghĩa vụ của đơn vị mới thành lập.
- Tư vấn về nghĩa vụ Thuế đối với Nhà nước của VPĐD.
- Tư vấn các nội dung khác có liên quan.
- Soạn thảo nội dung hồ sơ thành lập.
Đại diện thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện :
- Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký hoạt động VPĐD.
- Theo dõi tiến trình xử lý và thông báo kết quả hồ sơ đã nộp.
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Tiến hành hồ sơ khắc dấu VPĐD của công ty và Thông báo mẫu dấu công ty lên Cổng thông tin Doanh Nghiệp Quốc Gia (Quy định theo Điều 44 Luật Doanh Nghiệp năm 2014, hiệu lực từ ngày 01/07/2015).
Nhận kết quả thành lập văn phòng đại diện, bàn giao cho khách hàng :
- Giấy chứng nhận Đăng ký hoạt động của VPĐD (Bản gốc và bản sao).
- Dấu tròn của VPĐD và Giấy xác nhận Thông báo mẫu dấu công ty lên Cổng thông tin Doanh Nghiệp Quốc Gia
Mọi vấn đề vướng mắc liên quan đến Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty tại Thanh Hóa, quý vị hãy liên hệ Tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
